Onboarding är en term som används för att beskriva processen när en ny medarbetare blir introducerad och acklimatiserad till sin nya arbetsplats. Den kan inkludera allt från att fylla i nödvändig dokumentation till att lära sig mer om företagets kultur, arbetsflöden och system. En ack så viktig del är att bli introducerad för sina närmsta kollegor och att förstå sin roll och förväntningar inom organisationen.
Att utforma en effektiv onboarding-process involverar att noga överväga varje steg för att assistera den nya medarbetaren under den första tiden. Nedan följer en översikt av olika steg som kan ingå i en sådan process.
Före den första arbetsdagen
- Förbered nödvändiga dokument och utrustning. Ha lite marginal om något strular med den tekniska utrustningen.
- Skapa åtkomst till e-post, system och andra digitala plattformar.
- Skicka gärna iväg ett välkomstmail eller ring några dagar innan första dagen för att visa entusiasm och svara på eventuella frågor.
Den första arbetsdagen
- Ett varmt välkomnande vid ankomsten och introduktion till arbetsplatsen. Kanske är en gemensam frukost en lagom start?
- Ge en översikt av företagets historia, kultur och värderingar om inte det gjorts under rekryteringsprocessen. Håll gärna denna biten relativt kortfattad första dagen.
- Visa runt på arbetsplatsen och introducera kollegorna på kontoret.
Introduktion och utbildning
- Lär ut nödvändiga färdigheter och kunskaper för den specifika rollen.
- Utbilda i tekniska plattformar och verktyg som används dagligen.
- Ge en detaljerad genomgång av företagets produkter eller tjänster.
Bli en del av teamet
- Organisera möten med teamet och andra relevanta avdelningar.
- Tilldela en mentor eller ”buddy” som kan vara en resurs under de första veckorna.
- Inkludera den nya medarbetaren i sociala aktiviteter och event för att främja samhörigheten. Det kanske är läge för en AW under de första veckorna? Vissa arbetsplatser bokar till och med in en AW veckan innan första arbetsdagen. Då blir inte första arbetsdagen så spänd.
Uppföljningsmöten
- Schemalägg regelbundna uppföljningsmöten för att diskutera både prestation och välmående.
- Erbjud ytterligare utbildningsmöjligheter för kontinuerlig professionell utveckling.
- Ge och ta emot feedback regelbundet för att uppmuntra till förbättring och utveckling.
Utvärdering
- Samla in feedback om onboarding-processen, både från den nyanställda men även teamet som varit med under processen. Då kan ni identifiera områden för förbättring inför nästa person som börjar.
Varje steg i onboarding-processen spelar en avgörande roll för att säkerställa att den nya medarbetaren känner sig eftertraktad, engagerad och väl förberedd för sin nya roll. En väl genomförd onboarding är väldigt viktig för att främja en positiv arbetskultur och behålla talanger på lång sikt.
Även personen som lär upp utvecklas
Att lära upp en ny person på jobbet och vara en del av onboarding-processen är utvecklande, både för individen som tar rollen som handledare och för organisationen i stort. Här är några anledningar till varför detta är en givande och utvecklande process.
Utveckla ditt ledarskap
Att lära upp någon ny hjälper till att utveckla och förbättra ledarskaps- och mentorskapsfärdigheter.
Ökad självinsikt
När man lär ut något blir man mer medveten om sina egna kunskapsluckor och styrkor, vilket kan vara en aha-upplevelse och drivkraft för personlig utveckling.
Kommunikationsförmåga
Att förklara komplexa koncept på ett enkelt sätt hjälper till att finslipa kommunikationsförmågan.
Stärk din kompetens
Att undervisa någon annan kan bygga på ens egna kunskaper och färdigheter, eftersom det ofta kräver repetition och klargörande av information.
Nätverk och relationer
Att vara en del av någons inlärningsprocess kan hjälpa till att bygga starka professionella relationer och nätverk inom organisationen.
Nyttig erfarenhet för organisationen
En onboarding-processkan leda till att nya, mer effektiva metoder upptäcks. Den nya medarbetaren ställer ofta frågor som får erfarna medarbetare att ifrågasätta och omvärdera ”det gamla vanliga arbetssättet”, vilket kan leda till innovation och förbättringsåtgärder på företag.
Stärkt företagskultur
Genom att aktivt engagera medarbetare i upplärningsprocessen kan en starkare, mer inkluderande företagskultur skapas.
Sprid kunskapen
Genom att lära upp nya medarbetare blir kunskap mer spridd genom organisationen, vilket stärker företagets kompetens som helhet.
Effektivitet och produktivitet
En väl utbildad medarbetare kan snabbare bli en produktiv medlem av teamet, vilket ökar den övergripande effektiviteten.
Kontinuitet
Genom att ha etablerade medarbetare som lär upp nya, försäkrar organisationen att kompetens och värdefull erfarenhet delas och bibehålls internt.
